ほぼテク 6月27日GPT活用で時短！議事録作成の革新的な効率化テクニック②GPT、Bardで議事録作成！

こんにちは、ほぼテク読者の皆さん、いつも大変感謝しております！
SRA東北の我妻裕太です。

本日も情報発信いたします！

今回はどこの企業様でも取り組まれている議事録とGPTを活用した効率化の事例をご紹介していきたいと思います。全2回のシリーズで行きたいと思います。

2回目の今回は議事録作成の効率化をテーマにしたいと思います。

前回のおさらい

前回は議事録作成の効率化を実演するための検証用の架空の議事録データを生成できるか試してみました。そんなことできるんか？これができるんですね～。面白いですよ。

詳細はこちらをご覧ください。

グラフィカルユーザーインターフェイスが含まれている画像

自動的に生成された説明

っということで以下の文章を生成してくれました。（一部抜粋）

定例ミーティングの文字起こしデータ

日時: 2023年6月26日 10:00-11:30
場所: 製薬メーカー会議室

参加者:

参加者1（製造部長）
参加者2（営業部長）
参加者3（人事部長）
参加者4（営業課長）
参加者5（人事課長）
参加者6（製造一課課長）
参加者7（製造二課課長）

[10:00]
参加者1: さて、皆さん、えー、今日はありがとーございます、はい、始めましょうか、あれっ、何か音が…

[10:01]
参加者2: お疲れさま、えっと、最初に、僕からせいぎょの話…あ、営業の話をしましょうか。あの、新薬の方、じゃり出して、まあ、えー、なかなか、いい感じですね。

[10:03]
参加者3: ちょっと待って。えー、人事の方からも、あの、重要な、えー、お知らせが。新しい研修の、えっと、プランが来月からスタートします。

[10:04]
参加者7: そういえば、新しい風邪薬の生産、えっと、線って、あの、何か進捗ある？

[10:05]
参加者4: 了解しました。じゃあ、続けて、あの、新薬について、他社も出してるんですけど、あの、どうでしょうか。競合相手が多いし。

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ではこれを議事録風に整形をして決定事項やToDoなどを抽出できるか試してみましょう！
プロンプトはこちらで実施しました。

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【プロンプト】

あなたは製薬メーカーの優秀な社内の事務作業員です。
以下の作業をお願いします。

## 作業依頼
以下の社内定例ミーティングで録音したデータのテキストから議事録を作成してください。

## 条件
– 製薬メーカーの会社を想定してください。
– 議事録の最後に課題、ToDoを記載してください。

## 録音したデータのテキスト
（テキストを貼り付ける箇所です）

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で、今回はGPT-3.5とGPT4、GoogleBardで試してみましたよ！
それではどうぞ！

トップバッターはGPT-3.5

GPT-3.5デモ動画

おぉー、今日も出ました。驚きのおー。
めちゃくちゃ早いな！さすがLLM界のスピードスター？

早いですね。
それでは結果を見てみましょう！

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注意: 上記のテキストは、音声データから文字に変換されたもので、編集や修正は行われていません。誤字変換も含まれています。
以上が、社内定例ミーティングの議事録となります。

議事録

日時: [会議開始] 10:00 – [会議終了] 10:36
場所: 社内会議室

出席者:

・参加者1
・参加者2
・参加者3
・参加者4
・参加者5
・参加者6
・参加者7

議題:

・営業の報告
・人事からのお知らせ
・新しい風邪薬の生産進捗について
・新薬の競合他社との比較
・製造コストと品質の両立について
・生産ラインの効率化に向けた新機械の検討
・研修プログラムの強化と外部講師の招聘
・クリニックへの新薬のアピールプラン
・新たな採用と研修の重要性
・次回までの準備と資料の提出

議事録:

[10:00]
参加者1: さて、皆さん、えー、今日はありがとうございます。はい、始めましょうか、あれっ、何か音が…

[10:01]
参加者2: お疲れさま、えっと、最初に、僕からせいぎょの話…あ、営業の話をしましょうか。あの、新薬の方、じゃり出して、まあ、えー、なかなか、いい感じですね。

[10:03]
（大分省略）

[11:07]
全員: お疲れ様でした。

[会議室からの退出]

以上が、社内定例ミーティングの最新の議事録となります。

課題とToDo:

課題:

・新薬の競合他社との比較
・製造コストと品質の両立
・供給チェーンにおける問題

ToDo:

・次回までに各部署で具体的な改善案をまとめる
・新人の受賞を社内ニュースで紹介する準備をする
・新しいアレルギー薬の広告戦略を考える
・人材採用と研修の計画を進める
・営業部門と製造部門の連携を強化し、製品の品質と販売につなげる方法を検討する
・価格変動に関するお客様への対応策を考える
・供給チェーン管理の専門知識を持った人材を採用する

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凄いな～、一瞬だな(笑)
そして、ふむふむ、ToDoや課題は抽出してくれているようです！いいですね。

あとは途中の議事の内容が要約ではなく、生のテキストがそのまま出ているので、ここらへんは修正が適時必要かもしれません。以下の点は非常に高評価です。

1.明確な構造
議事録は日時、場所、出席者、議題など基本的な情報を含んでおり、構造が整っている。

2.議題
会議の議題がリスト化されており、何について話し合われるかがはっきりしている。

3.ToDoと課題
議論された項目に対して具体的なアクションアイテムと課題が記載されており、参加者が何をすべきか把握しやすい。

改良点はどこまでやるかによりますが、

1.時間の記載
トピックが発生した時間などがあるとより新鮮な形で情報保管ができるような気がします。

2.要約を活用
話し言葉そのままなので、そこはビジネスライクに書き換えて読みやすい文章にしたいですね。

全体通して、いやー、でも面白いな。ワクワク。
では、続いてはこちら

2番目はGPT-4

GPT-4デモ動画

おぅ、おーーーー。さらに驚きのおー。ですね。
GPT-3.5もかなり良かったのですが、こちらはさらにビジネスライクに大人な感じにまとめてくれている！

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議事録

日時

2023年6月27日 10:00 – 11:07

出席者

・参加者1
・参加者2
・参加者3
・参加者4
・参加者5
・参加者6
・参加者7

議題と内容

・新薬の営業状況（10:01）
　参加者2が新薬の営業活動について報告。好調であると共有。

・新しい研修プラン（10:03）
　参加者3が人事からのお知らせとして、新しい研修プランが来月から開始されることを報告。

・新しい風邪薬の生産進捗（10:04）
　参加者7が新しい風邪薬の生産について進捗を問い合わせ。
　参加者6がクリニカル試験のデータが良好であること、参加者1が製造コストと品質の両立の重要性を指摘。
　参加者7が生産ラインの効率化のために新しい機械を検討していることを報告。

(一部省略)

決定事項

・新しい研修プランが来月から開始される。
・新しい風邪薬の生産ラインにおいて、新しい機械の検討を進める。
・採用活動を強化する。
・コンプライアンスと倫理のトレーニングを全社員対象に実施する。

次回の会議日程は7月10日 10:00に設定される。

アクションアイテム

・参加者6：新しい風邪薬の生産ラインに関する機械の情報を収集し、次回の会議までに報告する。
・参加者3：採用活動について具体的なプランを作成し、次回の会議で報告する。
・参加者5：コンプライアンスと倫理のトレーニングのスケジュールを社員全員に通知する。
・参加者2, 4, 7：新薬のグローバル市場展開に関する戦略を詳細に検討し、次回の会議で発表する。

会議のクローズ（11:10）

・参加者1が感謝の言葉を述べ、次回の会議で再び一緒に議論することを楽しみにしていると言及。

会議が無事終了。

これで、上記の医薬品会社の会議議事録のサンプルが完成しました。このような議事録は、会議の内容を記録し、参加者が重要な情報を把握しやすくするために非常に役立ちます。また、決定事項とアクションアイテムを明確にすることで、会社の生産性と効率を向上させる手助けをすることができます。

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これはいいですね。これで十分なんじゃないか？と思えるレベル感な気がする。
と思ったのですが、GPT-3.5と比較して課題は抽出していないみたいですね。GPT-3.5との合わせ技がいいかもしれません！

以下の点は非常に高評価です。

1.明確な構造
GPT-3.5と同じく議事録は日時、場所、出席者、議題など基本的な情報を含んでおり、構造が整っている。

2.議題
会議の議題がリスト化されており、何について話し合われるかがはっきりしている。

3.ToDoと課題
議論された項目に対して具体的なアクションアイテムと課題が記載されており、参加者が何をすべきか把握しやすい。

4.会議のクローズ
締めもしっかりやってくれていますね。ビジネス文章な感じでいいですね。

改良点はどこまでやるかによりますが、

1.課題の抽出
GPT-3.5に比較すると抽出する課題やアクションが少ない印象があるので、取りこぼしの可能性もあるので、気を付けたいですね。

全体通して、とても面白いな。ワクワク。では最後はこちら

最後はGoogleBard

Bardデモ動画

おーーーー、こちらもいいですね。早い。
こちらの結果は結構あっさりめですね。

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2023年6月26日製薬メーカー定例ミーティング議事録

日時：2023年6月26日 10:00-11:00
場所：本社会議室

出席者：

・代表取締役社長
・副社長
・専務取締役
・常務取締役
・取締役
・部長
・課長
・係長

議事内容：

・新薬の販売状況
・新研修の開始
・風邪薬の生産状況
・新人研修の進捗状況
・人材採用について
・供給チェーンの問題について

決定事項：

・新薬の販売状況について、各部署で具体的な改善策を検討する。
・新研修の開始について、各部署で協力する。
・風邪薬の生産状況について、各部署で連携して対応する。
・新人研修の進捗状況について、各部署で定期的に報告する。
・人材採用について、各部署で積極的に行う。
・供給チェーンの問題について、各部署で具体的な改善策を検討する。

次回ミーティング：

2023年7月3日 10:00-11:00

課題、ToDo

・新薬の販売状況について、各部署で具体的な改善策を検討する。
・新研修の開始について、各部署で協力する。
・風邪薬の生産状況について、各部署で連携して対応する。
・新人研修の進捗状況について、各部署で定期的に報告する。
・人材採用について、各部署で積極的に行う。
・供給チェーンの問題について、各部署で具体的な改善策を検討する。

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THEシンプル！これはこれでシンプルでいいのではないでしょうか。
良かった点は先ほどの２つと同じなので記載しません！

改良点は議事の詳細がないので、あとで見返すときに記憶を掘り返すのが大変そう！といった印象です。どれも素晴らしいです。

まとめ

っということでいかがでしたでしょうか。

議事録作成を３大LLMでやるってなかなかないのかと思うのですが、３つでやってみると特徴が見えてきますね。
以下が所見です！

GPT-3.5
・とにかく早くて、量が多い
・もう少し丁寧な感じが欲しい

GPT-4
・まじめ、大人、ビジネスライク
・もう少しボリューム多くてもいい

Bard
・THEシンプル
・もう少し詳細が欲しい

共通の特徴（それはそうか）
・文書の構造化が上手
・情報抽出が上手

まとめますとこんな感想です。

	GPT-3.5	GPT-4	Bard
作成スピード	○	△	△
文字量	◎	○	△
ビジネスライク	△	◎	○
文書の構造化が上手	◎	◎	◎
情報抽出が上手	◎	◎	○

早いならGPT-3.5、カチッとした印象を作りたい場合はGPT-4、シンプルに攻めるならBardでしょうか。
いや、たぶん全部をMIXするととてもいいのではいでしょうか。

それぞれのツール（GPTやGoogleBard）が持っている強みを活かしつつ、これらの要素を組み合わせて最終的な議事録を作成するのが一番良いアプローチな気もします！これにより、議事録がより情報量が豊富で、構造的にも整ったものとなるでしょう。

ぜひ、何かの参考にしていただければ幸いです。

大量に情報が溢れる時代に上手に情報整理することが企業に求められるテーマで、その時に必ず必要になるのがAI、そして、GPTだと思いますので、デジタルを活用して業務効率化、企業の競争力強化を目指してみてはいかがでしょうか。

本日の記事がみなさまの業務効率化のヒントになれば幸いです。
今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。

それでは、また次回のほぼテクでお会いしましょう！

SRA東北の我妻裕太でした。
さようなら！