ほぼテク 6月9日AIを活用した業務効率化！ChatGPTでのタスク管理と優先順位付け？

こんにちは、ほぼテク読者の皆様、いつもありがとうございます！
SRA東北の我妻裕太です。

今回は、タスク管理におけるよくある課題と、それを解決するためのAIとしてOpenAI社様のChatGPTの活用方法について考えてみたいと思います。
今日は雨です～。ジメジメしてきましたが、梅雨を吹き飛ばす勢いでがんばってまいりましょう！

タスク管理のよくある課題

私たちは日々、たくさんの作業タスクに直面しています。
プロジェクトマネージャーであれば、なおさらですよね。

実際にどのタスクから手を付けるべきか、全てのタスクに対して一貫した優先順位をつけるのはなかなか困難な作業です。
これは、私たちが日々直面する大変な課題の一つです！

タスク優先順位の考え方

みなさんはタスクの優先順位をつける場合はどのような判断をしていますか？
みなさまそれぞれのテクニックやノウハウがあるかと思います！

例えばの例としては、タスクの優先順位を決定する際には、緊急性、影響度、利用可能なリソース、そして戦略的価値などが優先順位を判断する際にでてくる要素かと思います。

１．緊急性

タスクがどれほど急いで必要とされているか、つまりデッドラインがいつか、を考えます。デッドラインが近いもの、またはすでに期限が切れているタスクは、通常、高い優先度が与えられます。

２．影響度

タスクが完了したときにどれほどの影響があるかを考えます。例えば、大きなプロジェクトの進行を妨げる可能性があるタスクや、他の多くのタスクがこのタスクの完了に依存している場合、そのタスクは高い優先度を持つことになります。

３．リソース

タスクの遂行に必要なリソースも考慮します。これには、必要な時間、人員、費用などが含まれます。リソースが限られている場合、それはタスクの優先順位を下げる可能性があります。

４．戦略的価値

タスクが組織の目標や戦略にどれほど寄与するかも重要な考慮点です。戦略的に重要なタスクは、他の同等の緊急性や影響度を持つタスクよりも高い優先順位を得る可能性があります。

これらの要素をバランス良く考えることで、どのタスクにいつ取り組むべきかを判断することが可能になるかもしれません！。

よくある事例

具体的な事例を考えてみましょう。みなさんはプロジェクトマネージャーです。
クライアントとのミーティングの設定、上司への月次プロジェクトレポートの作成、新入社員のオンボーディングの計画、今週のチームミーティングの準備、そしてプロジェクトの予算見直しなど、多くのタスクが待ち構えています！

よくあるタスク？

重要なクライアントとのミーティングの設定
上司への月次プロジェクトレポートの作成
新入社員のオンボーディングの計画
今週のチームミーティングの準備
プロジェクトの予算の見直し

いやー忙しそうですね(汗)

このようにどのタスクから手を付けていいか迷ってしまうこと、みなさんも経験があるのではないでしょうか。

さぁそして、ここでChatGPTの出番です！

ChatGPTを活用して優先順位を判断する！

ChatGPTを活用すれば、各タスクの緊急性と影響度を考慮して、優先順位を決定することが可能です。

それではよくあるシーン？を見ながら考えてみましょう。

株式会社SRA東北ビジネス・ディベロップメントのプロダクトマネージャー佐藤さん（仮称）は朝一杯のコーヒーを片手に、次の5つの重要なタスクリストを見つめています。

タスクが多く、どれから手をつければよいか判断に迷っている佐藤さん。そこで彼はChatGPTに助けを求めることにしました。ChatGPTは、各タスクの緊急性と影響度を考慮して、優先順位を決定します。

◆Q: ChatGPT、以下のタスクがあり、それぞれの優先順位を決定する必要があります。各タスクの緊急性、重要性、そして影響範囲を考慮して、最も優先すべきタスクから順にリストアップしてください。

重要なクライアントとのミーティングの設定
上司への月次プロジェクトレポートの作成
新入社員のオンボーディングの計画
今週のチームミーティングの準備
プロジェクトの予算の見直し

◇A: 優先順位を決定するにあたり、以下の要素を考慮します。

緊急性: タスクを完了する必要がある期限や時間枠の緊急性。
重要性: タスクが組織の目標や戦略にどれだけ貢献するか。
影響範囲: タスクの結果が他のプロジェクトやチームメンバー、顧客にどれだけ影響するか。
基本的には、緊急かつ重要なタスクを優先し、次に緊急ではないが重要なタスクを処理します。影響範囲も考慮に入れて、より広範な影響を持つタスクを優先することも重要です。

上記の要素を考慮して、以下にタスクの優先順位を示します:

1.重要なクライアントとのミーティングの設定:

緊急性: 高 (クライアントの予定との調整が必要)
重要性: 高 (クライアントの満足度やビジネスの継続に影響)
影響範囲: 広範 (クライアントの要求やニーズに対応)

2.上司への月次プロジェクトレポートの作成:

緊急性: 中 (月次のレポート期限まで時間がある)
重要性: 高 (プロジェクトの進捗や成果を報告し、上司の情報共有に貢献)
影響範囲: 限定的 (上司と関連する)

3.新入社員のオンボーディングの計画:

緊急性: 中 (新入社員の入社日までの余裕がある)
重要性: 中 (組織における円滑な導入や効率的な業務遂行に寄与)
影響範囲: 限定的 (新入社員や関連するチームのみに影響)

4.今週のチームミーティングの準備:

緊急性: 中 (ミーティングが近づいている)
重要性: 低 (チームメンバーとの情報共有や進捗確認が目的)
影響範囲: 限定的 (チームメンバーと関連する)

5.プロジェクトの予算の見直し:

緊急性: 低 (予算見直しの期限や要求がない)
重要性: 低 (予算の見直しは効率性や資源の最適化に関わるが、直接的な成果には結びつかない)
影響範囲: 限定的 (プロジェクトチームや関係者にのみ影響)

このような基準に基づいて、上記の優先順位リストが作成されました。ただし、実際の状況や組織の優先事項によっては、優先順位が変更される可能性があります。

上記の結果を解説すると、次のようになります。

重要なクライアントとのミーティングの設定は、緊急かつ重要なタスクです。クライアントとのミーティングの設定は時間の制約があり、クライアントの要求やニーズに対応することが重要です。また、クライアントの満足度やビジネスの継続にも影響を与えるため、優先度を最も高くしました。

上司への月次プロジェクトレポートの作成は、緊急性は中程度ですが重要なタスクです。月次のレポート期限が迫っており、上司にプロジェクトの進捗や成果を報告する必要があります。上司への報告は組織の情報共有にも貢献し、プロジェクトの進行に関与するため、優先度を高くしました。

新入社員のオンボーディングの計画は、緊急性も重要性も中程度です。新入社員の入社までまだ時間があり、効率的な導入や業務遂行のための計画を立てる必要があります。ただし、影響範囲は限定的で、新入社員や関連するチームに影響を与えるだけです。そのため、優先度は中程度としました。

今週のチームミーティングの準備は、緊急性は中程度であり、重要性は比較的低いタスクです。定例のチームミーティングは情報共有や進捗確認に役立ちますが、まだ時間的な余裕があります。影響範囲もチームメンバーと関連するにとどまるため、優先度は低めとしました。

プロジェクトの予算の見直しは、緊急性も重要性も低いタスクです。予算の見直しは効率性や資源の最適化に関与しますが、直接的な成果への結びつきは限定的です。また、影響範囲もプロジェクトチームや関係者に限られます。そのため、優先度は低く設定しました。

この結果により、佐藤さんはタスクに取り組む順序を明確にし、効率的な一日を計画することができました！
彼はまず重要なクライアントとのミーティングを設定し、その後、上司への月次プロジェクトレポートの作成に移りました。これらのタスクを早く片付けることで、彼はその他のタスクに集中する時間を作ることができました。

午後になると、佐藤さんは新入社員のオンボーディング計画、チームミーティングの準備に着手しました。その後、プロジェクトの予算の見直しを始めました。

ChatGPTの助けを借りて、佐藤さんは一日のタスクを効率的に進め、ストレスなく終えることができました！素晴らしいです！そして、これはただ佐藤さんだけの話ではありません。世界中で困っているたくさんのマネージャーのみなさんがChatGPTを活用し、日々の業務の優先順位付けを効率的につなげるためのヒントになるかもしれません！