ほぼテク 6月8日AIとメールの融合？ChatGPTを活用したメール作成術！

こんにちは、ほぼテク読者の皆様、いつもありがとうございます！
OpenAIのChatGPTです。

っではなくてSRA東北の我妻裕太です！
ChatGPTがあまりに好きすぎて名前を間違えてしまいました（笑）

今回は、ChatGPTを使用した業務効率化について考えていきたいと思います。

業務効率化と言えば、タスク管理、情報整理、コミュニケーション、リサーチ、レポート作成など、様々な要素が絡み合っています。それぞれのタスクを効率的にこなすためには、適切なツールとスキルが必要かもしれません！

そこで出てくるのがChatGPT！

まず改めて「ChatGPT」についてご紹介したいと思います！
ChatGPTは、人工知能によるテキスト生成ツールで、OpenAI社様によって開発されました。その主な機能として、ユーザーからの指示に基づいて、メールの作成、情報の検索、アイデアのブレインストーミング、学習と教育など、さまざまなタスクを支援することができます。

特にメールの作成では、ChatGPTはユーザーの意図を理解し、その情報を元にプロフェッショナルなメールを作成します。メールに関する一般的な課題、例えば明確さと簡潔さの欠如、誤解の可能性、応答の遅延、情報過多、そして適切なエチケットの遵守などに対して、ChatGPTは適切な解決策を提供します。

では早速考えてみましょう！

サンプル①：ミーティングの延期のメール

よくある例文として、ミーティングの延期！

例えば、”チームメンバーに来週のミーティングが延期になったことを伝えたい”という要望をChatGPTに伝えると、以下のようなメールドラフトを生成してくれます。

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件名: 来週のミーティングについての重要な更新

チームの皆様、

来週予定されていたミーティングは延期となりました。新たな日程については近日中にご連絡いたします。何卒よろしくお願いいたします。

よろしくお願いいたします。

[あなたの名前]

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ふむふむ悪くないですね。ちょっと固い気もするしますが、全然活用できそう！
1年生や若手メンバーが先輩含めての案内に使えそうですね。

ではもう少し、これだけだとちょっと固いので、メールは無機的になりやすいので、誤解を避けるためには感情やニュアンスも重要！

っということで”クライアントにプロジェクトの遅延を謝罪しつつ伝えたい”という要望に対しても、ChatGPTは以下のようなメールを生成します。

サンプル②：プロジェクト遅延の謝罪のメール

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件名: プロジェクトの進行状況についての更新

[クライアントの名前]様、

プロジェクトに関して最新の状況をお伝えする必要があります。残念ながら、いくつかの予期しない問題が生じたため、納期が若干遅れる見込みです。

我々の側で全力を尽くして問題を解決し、プロジェクトを速やかに完了させるよう努めております。この状況について深くお詫び申し上げます。

よろしくお願いいたします

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んーーーーー固い！余計に固くなってしまった。良い意味でも悪い意味でも固い（笑）
あまり私の身の回りで使えそうなシーンはなさそうですが、参考になりますね。

では次、たとえば、みなさんが”チームにプロジェクトの進行状況を報告したい”と考えている場合、ChatGPTにその要望を伝えると、以下のようなメールドラフトを生成することができます。

サンプル③：プロジェクトの進捗報告のメール

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件名: プロジェクトの最新状況について

チームの皆様、

今週のプロジェクトの進行状況をお知らせします。現在、私たちはスケジュール通りに進行しており、特に問題はありません。来週には次のフェーズに進む予定です。

詳細なアップデートは、次のミーティングでお伝えします。それまでに何か質問があれば、お気軽にご連絡ください。

よろしくお願いいたします。

[あなたの名前]

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まじめか！なんかアメリカンですね！
リモートが多い世の中になってきたので、チームに対して進捗を報告するメールとしては素敵ですね。

では次、新しいアイデアを提案し、チームメンバーにフィードバックを求めたい場合もありますね。
そんなとき、ChatGPTにその要望を伝えると以下のようなメールドラフトを生成します。

サンプル④：アイディアのフィードバックをもらいたい時のメール

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件名: 新しいアイデアについてのフィードバックをお願いします

チームの皆様、

私が最近考えていた新しいアイデアを共有したく、メールを送らせていただきました。それは[アイデアの詳細]というものです。

このアイデアは私たちのプロジェクトに新たな視点をもたらし、[具体的な利点]をもたらすと思います。皆さんの考えやフィードバックをぜひ聞かせていただきたいと思います。

早めのご返信をお願いいたします。

よろしくお願いいたします。

[あなたの名前]

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おーなんかアメリカン（笑）
ChatGPTはやはり日本語や発想がアメリカな感じがしますね（笑）

フィードバックをもらう時の文章には便利な例文ですね。
そのままは使えなそうですが、参考には十分になりそうです。

ではまだ続けます。

みなさんが”上司にプロジェクトの追加リソースを要求したい”と考えている場合、ChatGPTにその要望を伝えると、以下のようなメールドラフトを生成することができます。

サンプル⑤：プロジェクトの要員調整のご相談メール

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件名: プロジェクトリソースについての要求

[上司の名前]様、

現在進行中のプロジェクトについてご報告させていただきます。私たちのチームはプロジェクトをスムーズに進行させるために全力を尽くしておりますが、いくつかの課題が発生しています。

特に、[具体的な課題]のため、プロジェクトの進行が困難になっています。これを解決するためには追加のリソースが必要と考えております。

我々のプロジェクトが目標を達成し、結果を出すためには、[具体的なリソース]の追加が必要となります。この件についてご検討いただければ幸いです。

よろしくお願いいたします。

[あなたの名前]

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おーーー真面目か！こういうメールがスタッフからきたらいろんな意味でびっくりするな（笑）

でも文書を見ていると、ちゃんと課題を書くところがあって、それでリソース追加があるので、納得できる内容ですね。

これは参考になりますね。

ではもう少し、”顧客への新製品のアナウンスメールを作成したい”と考えている場合には、ChatGPTにその要望を伝えると、以下のようなメールドラフトを生成することができます。