ほぼテク 6月20日メールをチェックするのはあなたとChatGPT！

こんにちは、ほぼテク読者の皆さん、いつも大変感謝しております！
SRA東北の我妻裕太です。

本日は、メールというデジタルツールを効率的に利用するためのAIテクノロジー、それもChatGPTの活用方法についてお話ししたいと思います！
皆さんの日常業務効率化のヒント、そして、ビジネスのストレスを大幅に減らすヒントになれば幸いです！

メールは便利だけど埋もれてしまう課題ないでしょうか。

チャットツールがコミュニケーションツールの中で存在感を出してきているコロナ後の今日この頃ですが、チャットツールも便利ですが、やっぱりメールも便利ですよね。私たちが生活する現代は、デジタルテクノロジーの発達により、情報のやり取りがデジタル化され、手軽に高速に情報を送受信できる環境が整いました。

その中でもメールは、場所や時間を問わずにコミュニケーションを取ることができるツールとして、ビジネスシーンで欠かせない存在となっています。なんですが、そんなメールにも困った課題がありますよね。そう！それは、膨大な量のメールに重要な情報が埋もれてしまう、という課題です。

メールを見落としてしまったためにこのような損失ないでしょうか。

皆さんもこのような経験ないでしょうか。大切なメールが埋もれてしまった結果、何かしらの機会損失が起こってしまったという経験。ありますよねーーー(汗)ビジネスシーンにおいて、損失とは言っても様々な形があります。新規のお客様からの問い合わせメールを見落とし、せっかくの商談のチャンスを逸してしまったケース。あるいは、上司からの重要な指示メールが見逃され、仕事上の信頼を損なってしまったケース。そして、取引先からの重要な問い合わせメールを見落とし、その後の信頼を失ってしまったケースなど、たくさんの損失が発生する可能性があります

こんな感じですかね？メールを見落としてしまったためのあるある問題（汗）

ケース1.営業機会損失

新しいお客様からHPに問い合わせがあったが、他のお客様の問い合わせメールに埋もれてしまい見落としてしまった。問い合わせのメールに気づいたのは3週間後。慌てて問い合わせをいただいた連絡先に連絡を取ったが、もうすでに他の企業と契約していた。新規案件を獲得するための提案の機会を失ってしまった・・・

→せっかくの新規案件獲得の機会を逃し、売り上げ目標に到達できなかった・・・

ケース2.職場での信頼喪失

上司から、プレゼンテーションの準備に関してメールで指示が出ていた。当日の朝、上司から「プレゼンの準備できてる？」と口頭で確認があったが、毎日流れてくる大量のメールに埋もれてしまい見落としてしまっていた。その時、指示の存在自体に初めて気づいた。準備をしていない状態であったので客先の訪問に同行させてもらえず、会社に戻る結果となってしまった。

→せっかく頼りにしてもらっていたのに、上司からの仕事の依頼が減ってしまった・・・

ケース3.お客様からの信頼喪失

すでに取引のあるお客様から製品についての問い合わせのメールが届いていた。しかし、他のお客様の問い合わせメールに埋もれてしまい見落としてしまっていた。問い合わせに気づかないまま対応できず、後日クレームの電話をいただいた。直接相手先に謝罪に伺ったが、取り合ってもらえず、そのお客様との取引が中止となってしまった。

→お客様の信頼を損ない、既存のお客様を失ってしまった・・・

どれもあるあるで悩んでいる方多いのではないでしょうか。
最近私は大いに悩んでいました(笑)

そんな悩みを解消すべく、出てくるのが、そう、私たちの大好きな、「大好きChatGPT」。今日は一緒にAIとメールの融合、ChatGPTを活用した新たなコミュニケーションスタイルを探ってみましょう。

ChatGPTとみる新しいメール管理の世界へようこそ！

ChatGPTとメール、その組み合わせにより「見落とし」をなくし、「機会損失」を防ぎます。具体的には、特定のメールアドレスに届くメールをChatGPTがリアルタイムで監視し、その中から依頼や催促といった緊急度の高いメールを探し出します。つまり、メールの山から大切な情報を見つけ出し、皆さんに知らせてくれるのです。

ChatGPTの導入により、日々流れるメールを二重にチェックすることが可能になります。なので、ビジネス上重要な情報の見落としや、急なトラブルを未然に防ぐことができます。ChatGPTはまさに、見えないところで働くあなたの秘書のような存在となり、あなたの仕事をサポートしてくれます。

さらに、ChatGPTはAIなので、人間が見落とす可能性のある膨大な量のメールでも、確実に情報を抽出することが可能です。これは、人間の目では難しい仕事を、AIが担ってくれるということですね。つまり、メールのチェックは、あなたとChatGPTが協力して行うことが可能となるのです！

イエーイ！

もちろん、このアイデアはただの想像上のものではありません。弊社でのメール監視サービス「ToDo監視」がこれを実現するためのサービスです。

詳細確認したい方はこちらのページをご覧ください。

AIでクレームをチェックするメール監視エージェント「ToDo監視」

AIでクレームをチェックするメール監視エージェント「ToDo監視」

このように、ChatGPTはメールを見るだけでなく、さまざまな情報を効率的に管理し、お客様やビジネスパートナーとのコミュニケーションを補助することが可能です。

私たちは、AI技術の進化とともに、ビジネスの効率化を図る手段をさまざまに模索しています。ChatGPTの活用はその一例であり、その可能性はまだまだ広がっています！

まとめ

メールというデジタルコミュニケーションツールとAIの融合によって、私たちはより効率的に、よりストレスフリーなビジネスを展開することができます。その一方で、新たなツールの導入には慎重さが求められます。しかし、その道のりは決して無駄ではありません。新しい技術の活用により、我々はビジネスを次のレベルへと進化させることが可能となるのです！

今回の記事が、皆さんのビジネスの一助となり、新たな視点を提供することができれば幸いです。これからもChatGPTをはじめとするAIの活用事例を取り上げ、その可能性を探求していきたいと思います。それでは、今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。

それでは、また次回のほぼテクでお会いしましょう！

SRA東北の我妻裕太でした。
さようなら！