IBM Watson連携メール監視エージェント「ToDo監視」

 

その膨大なメール、いつまで1人で見ていますか?

 

日々の連絡方法として当たり前となったメール。
文章をキーボードで打ちこみ、送信ボタンをクリックすれば相手にすぐに飛ぶメール。
ビジネスにスピードが求められる時代で便利なビジネスツール「メール」。

しかし、便利な反面、使い方を誤ってしまうと・・・

メールは便利だけど、その反面埋もれてしまう課題

ICTが発達した現代において、デジタルツールを活用した情報のやり取りが普及しています。情報の発信は高速になり、場所や時間を問わず手軽に情報を伝達できます。その中でもメールは便利なコミュニケーションツールとして多くのシーンで利用されています。ビジネスにおいてもメールは活用されており、毎日大量に行き交っています。メールはビジネスにおいても大変便利なコミュニケーションツールです。しかし、メールを多用するあまり、膨大な情報量になってしまい、その中に存在する本当に必要な情報を探すことが困難になってはいないでしょうか?

埋もれてしまったメールを見落としてしまったために・・・

今やビジネスにおいてメールは必要不可欠なものとなりつつあります。日々行き交うメールには、アポイントや資料の送付などビジネスにおいて重要な情報が多く含まれています。その重要なメールをもし、仕事の中で見落としてしまったとしたら・・・

例えば、このようなことはないでしょうか?

ケース1.営業機会損失

新しいお客様からHPに問い合わせがあったが、他のお客様の問い合わせメールに埋もれてしまい見落としてしまった。問い合わせのメールに気づいたのは3週間後。慌てて問い合わせをいただいた連絡先に連絡を取ったが、もうすでに他の企業と契約していた。新規案件を獲得するための提案の機会を失ってしまった・・・
→せっかくの新規案件獲得の機会を逃し、売り上げ目標に到達できなかった・・・

 

ケース2.職場での信頼喪失

上司から、プレゼンテーションの準備に関してメールで指示が出ていた。当日の朝、上司から「プレゼンの準備できてる?」と口頭で確認があったが、毎日流れてくる大量のメールに埋もれてしまい見落としてしまっていた。その時、指示の存在自体に初めて気づいた。準備をしていない状態であったので客先の訪問に同行させてもらえず、会社に戻る結果となってしまった。
→せっかく頼りにしてもらっていたのに、上司からの仕事の依頼が減ってしまった・・・

 

ケース3.お客様からの信頼喪失

すでに取引のあるお客様から製品についての問い合わせのメールが届いていた。しかし、他のお客様の問い合わせメールに埋もれてしまい見落としてしまっていた。問い合わせに気づかないまま対応できず、後日クレームの電話をいただいた。直接相手先に謝罪に伺ったが、取り合ってもらえず、そのお客様との取引が中止となってしまった。
→お客様の信頼を損ない、既存のお客様を失ってしまった・・・

このように、メールを見落とすことでさまざまな損失が発生する可能性があります。上記の例はごく一部のケースですが、他にもさまざまなシチュエーションでのトラブル・損失が予想されます。このような事態に対してどのような対策をすればよいのでしょうか?

そこでご紹介したいのがこちらです。

そんなあなたに「メールを見るのはあなたとAI(人工知能)」

今回ご紹介させていただくのが、IBM Watson連携メール監視エージェント「ToDo監視」です。

IBM Watson連携メール監視エージェント「ToDo監視」は特定のメールアドレスに届くメールをリアルタイムに監視します。IBM Watsonと連携することによって、依頼や催促といった意図を探し出すことができます。メール内に含まれる依頼や催促といった意図がある場合にユーザーに通知します。

このIBM Watson連携メール監視エージェント「ToDo監視」を使うことによって、前述したような機会損失を未然に防ぐためのサポートをしてくれます。また、メールを2重にチェックできるため、緊急の要件や、イレギュラーな事態も迅速に通知してくれます。AI(人工知能)が目には見えないあなたの秘書となりメールをチェックします。人の目では見ることが難しい膨大な量のメールでもAI(人工知能)があなたのメールを常にチェックしてくれます。

メールを見るのは、あなたとAI(人工知能)・・・

IBM Watson連携メール監視エージェント「ToDo監視」の3つの特徴

特徴1.AI(人工知能)IBM Watsonとの連携

IBM Watson連携メール監視エージェント「ToDo監視」はIBM WatsonのNatural Language Classifierと連携しています。Natural Language Classifierは自然言語を理解することに優れており、自然言語の中から、依頼や催促といった意図を検出できます。

特徴2.リアルタイム通知

IBM Watson連携メール監視エージェント「ToDo監視」はSlack(スラック)というアプリを通して、リアルタイムに通知してくれます。重要なメールを見逃さないよう、サポートします。

特徴3. 365日あなたのそばに

IBM Watson連携メール監視エージェント「ToDo監視」は365日あなたのメールを監視します。あなたが寝ている間も、あなたが大切な人と過ごしている間も、あなたがビジネスをしている間も、AI(人工知能)があなたのメールを365日監視します。

365日、あなたのそばに・・・

※厳密には1時間に1分ほどトイレ休憩の時間があります。(笑)

こんな文章を検知して、リアルタイムにAI(人工知能)が通知してくれます

見るだけでも嫌になる大量の文章・・・
このような大量のメールの中から「依頼」「催促」「緊急」など依頼の意図をIBM Watsonと連携し検出します。画像にあるような大量のメール文章の中から検出を行い、通知できます。

IBM Watson連携メール監視エージェント「ToDo監視」による期待効果

  1. 埋もれていたメールを教えてくれるので、対応漏れが少なくなる。
  2. メールをピックアップしてくれるので依頼や催促といったメールをチェックしやすくなる。
  3. 重要なメールを検出し、通知してくれるので、初動が早くなる。

IBM Watson連携 メール監視エージェント「ToDo監視」利用イメージ

こちらが、実際のIBM Watson連携メール監視エージェント「ToDo監視」の通知画面です。Slack(スラック)というアプリを通し通知を行います。

例として画像にある通知はお客様から催促の意図が含まれているメールが来た時の通知のイメージです。通知の内容は以下の構成になっています。

「通知文の表示項目」

・送信者:メールの送信者を表示します。
・推察:メールを解析し、メールの意図を表示します。
・確信度:メールの意図の確信度をパーセンテージで表示します。
・文章:推察の根拠となる文章部分を表示します。
・タイトル:メールの受信タイトルを表示します。

活用事例(株式会社SRA東北)

IBM Watson連携メール監視エージェント「ToDo監視」はSRA東北社内でも活用しています。

社員A システムエンジニア 30代男性

「プログラムなど作業に没頭しているときに、緊急性の高いお客様からのメールに気づかないことが多かったのですが、タイムリーにメール受信を教えてくれるので、大変助かっています。これからもサポートよろしく。」

社員C オペレーター    50代男性

「メールより早く通知が来るので、通知の正確性が信頼できます。」

社員B 営業職       40代男性

「別アプリを通して通知がくることで、タスク管理がしやすくなりました。また、緊急メールをピックアップしてくれることでメールのレスポンスを早めることができました。」

社員D 営業職       20代男性

「外出や長時間移動が多いため、その時間にたまったメールを一気に見る手間が省けました!」

メール監視エージェント「ToDo監視」があなたをサポートします。

 

その膨大なメール、いつまで1人で見ていますか?

 

日々の膨大なメールの中から、あなたの「ToDo」を見つけ出します。
IBM Watson連携メール監視エージェント「ToDo監視」が目には見えない秘書となります。
次のビジネスを作るのはあなたとAI(人工知能)です。

導入までの流れ

 

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