技術コラム

Accessからの脱却!?大切な情報資産のより効率的な管理を

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いつもありがとうございます。
営業戦略部の我妻裕太です。

本日は、最近お話を聞くことが増えてきたAccessに関しての記事を投稿したいと思います。
目次は以下のとおりです。

1.そもそもAccessとは?
2.データベースとは?
3.Accessの利用シーン
4.Accessの良い所
5.Accessを利用する上での留意事項
6.Accessの課題を解決するためのアプローチ案
7.本日のまとめ

それでは本日も最後までお付き合いいただけますと幸いです。

 

1.そもそもAccessとは?

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というところですが、AccessはMicrosoft社様で提供しているデータベース管理ソフトです。

さらに

2.データベースとは?

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というところですが、データベースはたくさんのデータを蓄積、管理、利用することができるものです。

データベースを利用するとどんなことができるのかと言うと、日々データを蓄積しながら、必要な条件でデータを抽出したり、集計したりなどデータを効率的に運用・管理ができるようになります。

3.Accessの利用シーン

では実際にAccessどんなシーンで利用されているのかというと、例えば、よくお見かけするAccessの利用シーンは

・売上情報の蓄積
→毎月の売上情報を抽出し、会社の経営状況の確認や報告資料の作成など

・お客様の情報の蓄積
→データを蓄積して販促活動に利用など

・製品の在庫情報の蓄積
→日々の在庫の確認や過去の出荷状況の確認など

があります。

(※)ここで記載したものはあくまでも一例で、多種多様な利用シーンが考えられます。

4.Accessの良い所

私自身も以前はAccessを使って、個人のルーチンワークで使用するデータなどを管理し、業務の効率化に役立てていました。

Accessはとてもなじみ深く、使いやすく、便利なソフトです。

「データベースとは?」を教えていただいたような気もします。

話は戻りますが、データーベースというと、とても高級なイメージが強く、業務で使用するPCではなく、特別なPC(サーバ)などが必要なイメージが強いですよね。

ですが、このAccessは普通のPCでも動作させることができる軽量なデータベース管理ソフトで費用をかけずに、すぐに利用できることが1つ大きなメリットと私個人では感じております。

5.Accessを利用する上での留意事項

ただ、このAccessも使い方によっては思わぬ事態を招くことがあります。

それが、重くなる。です。

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Accessは普通のPCで使用されることが多く、データの件数が増えるとPCへの負荷も高くなり、重くなったり、データの処理ができなかったり、PC自体の操作も危ぶまれるそうです。

私は個人のルーチンワークで使用していたので、そこまでのデータの件数になりませんでしたが、業務の中核としてAccessを利用される方には、こういった課題によくぶつかる方が多いようです。

6.Accessの課題を解決するためのアプローチ案

そこで、その課題を解決するべく、登場するのが、
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大量のデータにも耐えうるデータベースです。

(※)解決へのアプローチは色々とありますが、今回はデータベースのお話も少ししたので・・・

Accessもデータベースですが、前述したとおり、Accessは手軽な分、大量のデータや複雑な処理、データの共有には少し向かない傾向があるようです。

では、大量のデータにも耐えうるデータベースとは?

というところですが、

字の如く、何千件、何万件、何十万件、何百万件のデータにも耐えられるデータベースです。
さらにデータベースはサーバ上に作ることになるので、サーバがネットワークに接続していれば、ネットワーク経由でたくさんの人とデータを共有することも可能になります。

代表的なものとしては同じMicrosoft社様でAccessとの相性が良いSQLServerや有名どころですとOracle Database、DB2などがあります。

(※)こちらの製品は有償がメインですが、ものによっては無償版もあります。

さらに無償で利用できる有名どころですと、PostgreSQL、MongoDBなどがあります。

色々と英語を並べすぎたので、頭がパンクしそうですね・・・
私も英語が苦手なので朦朧としてきました(汗)

申し訳ありません(汗)

余談が過ぎましたが、これらのデータベースを使うとAccessでは難しかった大量のデータも効率的に運用・管理することができるようになります。

では実際どんな場面で利用されているか?

みなさん気になりますよね。私も気になります。

よく見かけるのは企業内で利用されている

・○○会計管理システム
・勤怠管理○○システム
・○○経理システム

のような日常的に利用されているシステムです。

このようなシステムはベンダー様で販売されている製品を導入されている企業様が多く、ベンダー様で販売されている製品ですと大抵の場合、上記のデータベースにデータを蓄積するのがほとんどだと思います。

弊社で開発しているシステムも然りです。

なので、毎日カタカタとパソコンからシステムの画面上に打ち込んだデータは実はこのようなデータベースに日々蓄積されているということです。

(※)Accessで作られているのはあまり聞いたことはありません。。。

実際にAccessでお困りの方は1年、2年くらいまでは問題なく運用されているようですが、3年~5年、さらに10年程度Accessを利用されていると・・・

となってしまうケースが多いようです。

(※)データの増加量にもよります。

大量のデータにも耐えうるデータベースを導入するには普通のPCではなく、数十万円からのサーバを購入し、データベースを作成する必要はありますが、

・PCへの負荷が大きくなり、PCが動かない
・データの件数が増え、データの処理ができない

などのような課題も解消され、今後の長い目で見ていくとAccessから大量のデータにも耐えうるデータベースに切り替えていくこと、そして、システム化を検討されるのもいいのではないでしょうか。

と感じた次第でした。

ちなみにですが、システム化をする際は松竹梅ありまして、

1.梅コース「まずは低価格で収めたい」と言う方には
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・サーバの構築
・データベースの構築
・Accessからのデータの移行

まで。

(※)画面は今までのAccess部分を利用するなど

2.竹コース「できればもう少し欲張りたい」と言う方には
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・サーバの構築
・データベースの構築
・Accessからのデータの移行
・データを入力する画面の開発
・日常的に作成する資料、帳票の自動生成

まで。

3.松コース「どうせやるならしっかりやりたい」と言う方には
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・お客様のご要望に合わせてフルオーダーメイドでシステムを構築!!

などなど。いろいろありますが、イメージとしてはこんなBefore、Afterになるのではないでしょうか。

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重いパソコンをモサモサ使うのはやはり時間的な余裕もなくなりますが、なによりも働いている人にとっての精神的なモチベーションにも関わってくるかと思います。

ここ最近ではIT投資に対する効果として数値で図る定量効果もさることながら、何よりも働く人のモチベーションのような定性的な効果も注目されていますので、ぜひ参考にしていただければと思います。

7.本日のまとめ

アクセスとは? Microsoft社様で提供しているデータベース管理ソフト
Accessの良い所 費用をかけずに、すぐに利用できる
普通のPCでも動作させることができる
データを蓄積して抽出したり、集計したりできる
留意事項 データの件数が多くなった場合は重くなったりする
検討事項 Accessの操作が重くなった場合は、今後の運用をどうするか?や システム化が必要か?などの検討が必要
ポイント 運用に合わせたデータベースソフトの使い分けが必要です。

IT化が日々スピードを上げて進む中で、効率的なIT管理はこれから先の未来でとても重要です。
大切な情報資産を今まで以上に有効活用できるように・・・
今回の記事がみなさんのお役にたてれば幸いです。

今回も記事をお読みいただき、ありがとうございました。
また、次回もどうぞ、よろしくお願いいたします。

Accessからのデータベース化・システム化については弊社での実績もありますので、お困りの方がいらっしゃれば、お気軽にご相談ください。

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