技術コラム

いまさら聞けない数字の 見える化(番外編)3分で見るショートストーリー第1話

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みなさんこんにちは。
いつも当サイトをご利用いただき、ありがとうございます。

我妻裕太です。

本日は前編・後編でお送りしてきました「いまさら聞けない数字の見える化」の番外編をお送りしたい思います。

今回は

・見える化にはどのような準備が必要か、
・Excelでどんなものが作れるか

などについて3週連続リリースでお送りしたいと思います。
最終週までお付き合いいただければ幸いです。

 

▼目次

 

数字のおさらい

本コラムは前編・後編の2部構成でしたので、まずはこれまでのおさらいをしたいと思います。

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「数字」 ・相手に情報を的確に伝えるためには有効な文字である
・しかし、データの量が増えると情報を把握、整理するのが難しい
「数字の見える化」 ・データを見える化、グラフ化すると情報を把握しやすくなる
・データを見える化、グラフ化すると的確に情報を伝達することがきる

後編で見える化の例を紹介しましたが、実際にやってみると簡単にリッチな資料に仕上がります。
一度操作を覚えるとちょっとしたデータであれば、すぐグラフにできるようになります。

一度グラフの作成にはまってしまうと、とりあえず、目の前にあるデータをなんでもかんでもグラフ化してしまう「グラフにしたい病」にかかってしまうこともあるのではないでしょうか(笑)
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私はこの病から回復するのに大分、時間がかかりました(汗)

本当に日常業務に組み込む場合には、ただグラフ化するだけでなく、なぜその数字を見える化するのかなどの目的やゴール、そして、何で達成状況を図るかなどを意識するとより有意義なものになると経験談から感じています。

本日はその目的やゴール、そして、何で達成状況を図るかを決めるところから考察してみたいと思います。

見える化をする前に設計しよう

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見える化をする際は目的やゴール、そして、何で達成状況を図るかなどを決めることをお勧めします。
まずは、その目的やゴール、達成状況を図る指標がありますので、そちらから掘り下げてみたいと思います。

※以下の定義についてはいろいろな見解やご説明があるかと思いますので、参考としてご覧ください。

目的・ゴール

指標 内容
KGI
(Key Goal Indicator)
企業、組織が掲げたゴール、目標を数字で図れる指標です。

達成状況

指標 内容
KPI
(Key Performance Indicators)
企業、組織が掲げたゴール、目標の達成度合いを数字で図れる指標です。

私は英語が得意ではないので、上記についての詳細な説明については割愛します(汗)
KGI、KPIを具体例に当てはめるとこんな感じでしょうか。

(例1)営業の場合のKGI、KPI

KGI
(Key Goal Indicator)
今年度売上100億円
KPI
(Key Performance Indicators)
一カ月の売上10億
一カ月の訪問件数100件
一カ月の商談件数70件
一カ月の成約率20%

 

(例2)ダイエットをする場合のKGI、KPI

KGI
(Key Goal Indicator)
今年の7月までに-10kg減量
KPI
(Key Performance Indicators)
一日の摂取カロリー1800カロリー以下

 

KPIは半年、1年間という長いスパンで掲げた目標(KGI)を達成するために、日々行動しなければならないことを数字で表したものです。
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数字で表せないものはKPIにはなりえません。

ケースにもよりますが、見える化をする際は上記の目的やゴールを図るKGIを明確にし、さらに目標達成の度合いを図るKPIを予め明確にすることお勧めします。

では、ここから本日のメインとなる「3分で読めるショートストーリー」で見える化までの道のりを見ていきたいと思います。

第1話 見える化する際はゴールを決めよう

本コラムでお馴染み?の横山君。

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横山君はエアコン部品を作るメーカーで勤務していましたが、車に興味があり、自動車販売員になりました。

さらに、大学時代建築学科だった横山君。

大学時代の将来の夢は憧れていたアントニ・ガウディやフランク・ロイド・ライトのような建築家でした。
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そんなこともあり、最後は自分が好きだった家をたくさんの人に提供したいということから、住宅メーカーで勤務することになりました。

そんな横山君が数字の見える化にチャレンジするようです。

 

売上情報を見る

横山君が勤務している住宅メーカーでは住宅展示場にお客様が来訪し、お客様ごとに営業マンが担当として配置されます。

担当となってからお客様とどんな住宅が良いかなどを打ち合わせし、最終的に成約へと結び付けていくという営業スタイルです。
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入社してまもない横山君は見習い営業マンとして、先輩社員の後姿を見学させてもらうそんな日々が続いていました。

そんなある日・・・

(内藤部長)
横山君、ちょっといいかね?

(横山君)
はい。部長から呼ばれるなんてなんだろ?何かしたかな?
まさか、先日寝坊したことがばれたか!!!(汗)

(ナレーター)
どうやら思い当たる節があるようですね・・・
いやな展開にならなければいいですが・・・

(内藤部長)
横山君忙しいところ悪いね。

(横山君)
いっ!いえ!(汗)何かまずいことでもありましたか?(汗)
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(内藤部長)
んっ?何か隠し事でもあるのかね?

(横山君)
いっ!いえ!いえ!(汗)
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(ナレーター)
雲行きが怪しくなってきましたね・・・

(内藤部長)
今日、君を呼び出したのには君に頼みたいことがあるのだが、

(横山君)
頼みたいこと?はっ!なんでしょうか。
(寝坊のことではなさそうだな・・・セーフ(汗))

(内藤部長)
君は前職でよくデータをグラフにしていたそうだね。
Excelが得意と聞いているよ。

(横山君)
あ~まぁ~~。大したことはできませんが・・・
(棒グラフと色をつけるくらいしかできないけど(汗))

(内藤部長)
またまた、ご謙遜を!!そんな君にお願いしたいのが、

(横山君)
なっ(汗)なんでしょう・・・(ソワソワ)

(内藤部長)
ぜひうちの数字データを見える化してほしい!!!
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数字の見える化

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(横山君)
数字データ?ん??いやいやちょっと・・・どんな数字データがあるか分からないですし・・・
(私ただの営業マンですけど~~(笑))

(内藤部長)
最近ビッグデータやら、データ分析のようなキーワードがはやっているから、うちも取り組みたいと考えているんだ。
んじゃ、とりあえず、よろしく!!私は会議があるから~。

(・・・・・・・)
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(横山君)
いやいや何を言っているんだ内藤部長は!!むちゃくちゃすぎる。
どうしよう・・・

(ナレーター)
雲行きが予想通り、怪しくなってきましたね・・・
まぁよくあるシーンですかね(笑)

頑張ってほしいですね横山君。

(横山君)
ん~~~。頼まれてしまったのか?これは?了承していないんだけどな(汗)

(ナレーター)
まぁよくありますよ(笑)

(横山君)
ん~どうしよう。よく分からないしなぁ。
でも、入社したばかりでお客様もないし、今は会社に何も貢献できていないから、なんとか会社に貢献できるようにちょっとやってみようかな・・・

(ナレーター)
おっ!やる気が出てきたようですね。
頑張ってほしいですね横山君

(横山君)
ところで、この会社の数字の見える化ってなんだろ・・・
会社?経営?

 

経営戦略の評価項目例

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(ナレーター)
よく経営の見える化というと以下のような観点で評価基準を決めることが多いです。
評価項目で迷った場合は参考にしてみてください。

経営戦略の評価項目の例

財務の視点 売上、利益など
顧客の視点 シェア、顧客満足度など
業務プロセスの視点 顧客管理、業務管理、品質など
学習と成長の視点 人材育成など

上記の例はバランススコアカードと呼ばれるものです。
本日はExcelが題材となっておりますので、詳細は割愛します。

 

(1時間後)

(横山君)
考えてもよく分からない!!(吹っ切れた)
とりあえず、僕は営業だから、まずは財務の視点!!売上の数字データに焦点を当ててみよう。
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売上なら財務部で毎月の売り上げデータを管理しているExcelがあったからそれをグラフにしよう!!
あのExcelは確か・・・あそこにあったような・・・

(翌日)

(横山君)
おはようございます!内藤部長!昨日の件ですが、まずはやってみました。
いかがでしょうか・・・(汗)
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Excelを使ったグラフの作り方は本コラムの後編をご覧ください。
いまさら聞けない数字の見える化Excelを使ったデータの可視化について(後編)

(内藤部長)
ほ~さっそくやってくれたか!!仕事が早いね。
どれどれ・・・

ふむふむ、うちの売り上げデータをグラフにしてくれたんだね。
ありがとう。とても見やすいよ。

(横山君)
ならよかったです!!!
(ふ~なんとか助かった・・・)

では、本件は以上で!!
(早く立ち去ろう)

(内藤部長)
横山君!ちょっと待ちたまえ、これで終わりではないよね?

(横山君)
えっ?????(汗)

(内藤部長)
グラフを作るにあたって、何のためにグラフにするのか意識してくれていたかね?

(横山君)
特に・・・

 

見える化の目的

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(内藤部長)
説明が不足していた。申し訳ない。
現在、我が社では5年でうちの会社の売上60億円を70億円にしたいという目的がある。

それを達成するための取り組みとして、会社の数字を見える化し、社員と共有したいのだ。
そんな仕組みをもう少し検討してくれたまえ。

(横山君)
ん~。承知しました。ではもう少しいろいろなデータを集めながら検討させてください。
(数字データとしか聞いていなかったけど・・・)

(内藤部長)
ありがとう。ではよろしく頼むよ!データを収集するのが大変そうだから急がなくていいよ。

(横山君)
あっ(汗)ありがとうございます。(汗)では、失礼しました。

(ナレーター)
ん~どうやら今までのように1個のグラフだけではだめそうですね。
さらにもっと細かいデータが必要そうですね。

頑張れ横山君

次週へ続く・・・

 

本日のまとめ

3分で読めるショートストーリーでお伝えしました「見える化する際はゴールを決めよう」でした。
ストーリーのクオリティはさておきですが(汗)

見える化する時のポイントはその時々によっていろいろありますが、
今回はその一例として以下のポイントを紹介しました。

見える化する時のポイント

ポイント
ゴール、目標を決める。 ・今年度売上100億円など
・今年の7月までに-10kg減量
留意事項
ゴール、目標を決めることに時間をかけすぎて、何も決まらず、先にすすめないこともしばしばあります。
そのような場合には本日紹介したバランススコアカードの観点から項目を選んでみると良いかもしれません。
トライ&エラーで実践してみてください。

どうしても数字の見える化はグラフなど可視化することに注目が集まるのがしばしばです。

何のために見える化するかのゴール、目標がないと、せっかく作ったものも価値がでないことが多いかもしれません。

これから、見える化を取り組みたいという方がいれば、数字を見える化する前にゴール、目標を決めてみてはいかがでしょうか。

ぜひ参考にしてみてください。

大切な情報資産を今まで以上に有効活用できるように・・・
今回の記事がみなさんのお役にたてれば幸いです。

今回も記事をお読みいただき、ありがとうございました。
また、次回もどうぞ、よろしくお願いいたします。

次回はExcelの動画を公開予定です。
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