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設備情報データベースシステム

研究設備の管理・予約・請求を一つに。

設備情報データベースシステム

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研究設備利用の学内運用
  某大学のお客様においては、研究設備を中心に限られた資源を有効活用し、より良い研究環境の整備を図るため、大学における全学的な設備マネジメントを実施しています。
  本システム導入前の運用では、研究設備を利用したい学生・教職員はWebシステムで予約した後、利用後は設備が設置されている部屋のノートに利用者自身が実績を記入、管理者がノートから利用時間をExcelなどに転記した後、各教員に請求書を印刷したものを学内郵送していました。

システム導入前の学内運用の流れ

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システム導入前の運用の問題
  この運用方法では、利用者が研究設備を利用後に、管理者が利用実績をExcelへ転記する手間が多くかかることや、学内郵送による請求処理では、管理者と利用者の間で利用実績および請求額の確認のやりとりが何度も発生することから、請求処理に多くの時間が掛かっていました。
  これら「利用実績のデータ化の手間」と「紙媒体の郵送による請求処理の時間」の問題を解決するために今回「設備情報データベースシステム」の開発が行われました。

解決へのアプローチ

設備情報データベースシステムの開発

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システムの導入による課題解決
  「設備情報データベースシステム」では「予約」データに「利用料金」「予算コード」の項目をあわせて設定することで、予約と請求を同時に行うことができます。また、予約の履歴画面では「予約データの出力」の機能を有し、予約および利用実績データをExcelで簡単に出力できます。

  システム導入により、利用者との連絡が簡易化され、データ集計や請求処理を以前よりも容易に行うことが可能となりました。

システム導入後の学内運用の流れ

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システムの特徴

SSO認証

SSO(シングルサインオン)によって、大学内のIDと連携し、安全で簡単なログインを行います。

予約の承認・却下

研究設備の利用は管理者による承認が必要です。予約が承認・却下されると利用者にメールが送信されます。

コメント機能

予約画面に予約者・管理者それぞれのコメント欄を設け、予約ごとに相互に連絡することができます。

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画面レイアウト
1.研究設備一覧と設備詳細情報
  システムに登録されている研究設備を一覧で見ることができます。
研究設備のサムネイル画像表示や複数の項目から検索できるキーワード検索機能などが備わっています。
  また、学内向け・学外向けの設備一覧でそれぞれ表示の可否を設定することや、学外向けの詳細画面で、研究設備の設置場所や連絡先の情報をマスキングして表示することが可能です。
2.予約状況のカレンダー表示
  現在の予約状況を、設備ごとに一週間ずつ見ることができます。土日は色付きで直感的にわかりやすく、また、予約には、その予約が承認されているかまだ未承認であるか、一目でわかるようになっています。

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使用技術・環境
サーバー：Red Hat Enterprise Linux
プログラム言語/フレームワーク：Java/Spring Framework
データベース：PostgreSQL

お問い合わせ
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