技術コラム

いまさら聞けない数字の見える化Excelを使ったデータの可視化について(前編)

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みなさんこんにちは。
いつも当サイトをご利用いただき、ありがとうございます。

我妻裕太です。

本日は数字の「見える化」についてコラムを投稿したいと思います。

今回のテーマの数字の見える化ですが、この「見える化」、意外と取り組みたいけど、取り組めていない人もいらっしゃるようです。
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ここ最近もお困りの方のデータを見える化したところ、喜ばれる機会が多かったので、他にもお困りの方がいればと思い、このテーマとしてみました。

「見える化なんて、当たり前にやってるよ」と言う方にはあまりお役に立てませんが、「これからやってみたい」という方がいれば、ぜひ参考にしてみてください。

本日の記事の内容が皆さんの業務に少しでもお役に立てれば幸いです

本日は数字のあるあるから、数字の見える化など、以下の内容でお時間をいただきたいと思います。

1. 数字について
2. よくある数字データ
3. 数字を見える化してみよう

1.数字について

私はもともと文系の人間だったので、数字が大の苦手な人間でした。
社会人になって何年も経ちますが、日常生活で数字が多すぎる!!

っというところですが、私のコメントはさておき、数字というとみなさん、どんなもの想像されますか?

日常生活ですと、

家賃、電気代、水道代、食費。。。

ビジネスシーンですと、

給与、勤務時間、残業時間、出張費、そして、目標数字、売上。。。

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色々ありすぎて、考えるだけで頭がパンクしそうです(汗)

私の頭がパンクしそうなのはさておき、身の回りの数字ですが、どれもこれも共通して言えるのが、0~9の数字の組みあわせだけで構成されていること。

そして、世界共通の文字であること。

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「1234567890」たったこれだけの文字で意味を作れるなんて、すごいですね。
数字を考えた人は物凄い発明者ですね。

(※)実際は上記の他にマイナスなどの記号も含まれる場合があります。

数字はよく

・説明したいなら、数字を出してください。
・人の説明は不要。
・数字だけで相手に9割伝わる。

という人もいるくらい、相手に情報を的確に伝えるためには非常に有効な文字であることが分かります。

では、実際にどのような場面で有効活用できるのか、身の回りでありそうなシーンを考察してみました。

数字が有効活用できそうな、よくあるシーン3選?

・シーン1:今月のやりくりが・・・編
・シーン2:本日の進捗報告です編
・シーン3:今月の売り上げ状況について編

(※)以下の例は極端な例かもしれませんので、参考としてご覧ください。

【シーン1】今月のやりくりが・・・ 編

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ある夫婦の会話です。
給料日前の月末に今月の家計簿を奥様が記録しているようです。

「Before」

(妻のセリフ)
あなた、今月の食費が先月より大分増えているけど、ちゃんと節約してよね。

(夫のセリフ)
食費?なんかいつもと違ったもの食べたかな?まぁ気を付けます(汗)

(妻のセリフ)
まぁ気を付けます???こっちは毎月やりくりが大変なのよ!!
何に使ったかくらいちゃんと把握してください。もっとしっかりしてください!!
大体あなたは・・・・・・・(続く)

ここまでが、Beforeです。
それでは上記を踏まえまして、Afterです。

【After】

(妻のセリフ)
あなた、今月の食費が先月より大分増えているわよ。
特に外食費が5000円も増えているわ。しっかりしてよね。

(夫のセリフ)
ごめん。そういえば今月は忘年会シーズンで、総務部の忘年会が増えていて・・・(汗)
来月はないからさ!!新年会はありそうだけど・・・

(妻のセリフ)
まぁ年末年始だから仕方ないわね。。。
忘年会もいいけど、体のこともちゃんと気を使ってあげてね。

以上がシーン1です。

家計のやりとりはよく「大分増えた」、「かなり減った」、「毎月結構かかってる」などボンヤリとした言葉でやり取りされていることないでしょうか。
私の周りや私自身もまさにそうです。
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ボンヤリとした言葉だとお互いに情報を正確に共有できず、思いが伝わらず、最終的に感情論で被害を蒙ることもしばしば・・・。(笑)

もちろんボンヤリとした言葉でもいいですが、Afterのような例で説明すると何が、どのくらいなども的確に把握、共有ができ、家計の実態も露わになるのではないでしょうか(笑)

それでは今度はまた別のシーンを見てみましょう。それでは、どうぞ!!

【シーン2】本日の進捗報告です 編

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エアコン部品を作るメーカーで勤務している横山君
横山君はその日の部品の作業状況を剛田部長に報告する必要があります。

【Before】

(剛田部長のセリフ)
横山君本日の作業の進み具合はどうかね?

(横山君のセリフ)
剛田部長、お疲れ様です。今日の作業状況報告です。A部品は予定より多く完了しています。

(剛田部長のセリフ)
おっ!おう(汗)予定より多く完了しているのか。フムフム(汗)
ん~と、それで、どのくらい進んでいるのかね?

(横山君のセリフ)
え~とっ(汗)何個終わったっけな(汗)う~(汗)・・・・・・(続く)

ここまでが、Beforeです。
それでは上記を踏まえまして、Afterです。

【After】

(剛田部長のセリフ)
横山君本日の作業の進み具合はどうかね?

(横山君のセリフ)
剛田部長、お疲れ様です。今日の作業状況報告です。本日はA部品12個作成完了しました。
本日の予定ではA部品10個を作成予定でしたので、つほど予定より早く進んでいます。

このままのペースで行くと来週月曜日分の作業は今週で完了しそうです。

(剛田部長のセリフ)
ほっ!ほう!!(Beforeより大分具体的になったな)報告ありがとう。
2つも予定より早く完了しているのか。

さらに来週の計画まで軌道修正してくれるなんて、ありがとう。
タイトなスケジュールなのに助かるよ。引き続き、よろしくね。

以上がシーン2です。

私もそうですが、どうしても時間がなかったり、急に質問されると自分の言葉や感情が先行してしまいがちです。
瞬時に相手とコミュニケーションを取るのも大切ですが、「Before」の例だとちょっとボンヤリした感じがしてしまいます。

「After」のように数字を入れるとより事実を的確に伝えられ、状況をお互いに共有することができます。
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さらに、無駄なコミュニケーションがなくなるようなる気もします。

それでは次が最後のシーンになります。それでは、どうぞ!!

【シーン3】今月の売り上げ状況について 編

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自動車販売員として勤務している横山君。
横山君は毎月、月末になると剛田部長に今月の売上と前月の売上について報告する必要があります。

【Before】

(剛田部長のセリフ)
横山君。ちょっと忙しそうだけど、今月の売上報告できそうかい?

(横山君のセリフ)
はい、大丈夫です。今月の月間の売上は100万円で、先月の売上は90万円でしたので、若干売り上げが増額しました。

(剛田部長のセリフ)
ほうほう。順調ですね。ありがとう。今月は100万円で先月は90万だったから・・・えーっとどのくらい増えたのかというと・・・(続く)

ここまでが、Beforeです。
それでは上記を踏まえまして、Afterです。

【After】

(剛田部長のセリフ)
横山君。ちょっと忙しそうだけど、今月の売上報告できそうかい?

(横山君のセリフ)
はい、大丈夫です。今月の売上は100万円で、先月の売上は90万円で前月比約10%増です。

(剛田部長のセリフ)
ほうほう。順調ですね。ありがとう。この不景気の中、前月比約10%の成長は素晴らしい・・・

以上がシーン3です。

Before、Afterほとんど同じ文章ですが、最後の前月比の箇所だけ、数字を入れてみました。

Beforeの方はなんとなく、このくらい増えたなと言うのが分かりますが、Afterは事実がはっきりと分かり、話し手と聞き手の頭の中でボンヤリと計算した結果というのが共有できるのではないでしょうか。

ということで、実際にはありえませんが、身の回りでありそうなシーンを考察してみました。
ストーリーはさておき、数字があるのとないのとでは情報の見え方、捉え方が変わってくる気がします。
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私自身はうまく使いこなせていませんが、皆さんもぜひ「数字」を有効活用してみてください。

・・・(沈黙)

っということを本日はお伝えしたかったのではなく!!!(汗)

大分長くなってしまいましたが、本日は数字の見える化についてのコラムでした。
話が脱線してしまい、申し訳ありません(汗)

ここからが、本題です!

といいたいところですが、申し訳ありません。
時間の都合上、本日はここまでとさせていただきます(汗)

続編についてはいまさら聞けない数字の見える化(後編)~Excelを使ったデータの可視化について~で公開しておりますので、大変お手数ではありますが、そちらをご覧ください。
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今回も記事をお読みいただき、ありがとうございました。
また、次回もどうぞ、よろしくお願いいたします。

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株式会社SRA東北
我妻裕太

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